Plánujte pracovní směny pro zaměstnance
jednoduše a online

Software pro plánování směn Schedulino nabízí online plánování směn pro firemní manažery i zaměstnance. Integrujte požadavky jednotlivých zaměstnanců do rozvrhu směn a vytvořte přehledný plánovací kalendář.

Jaký problém se snažíme softwarem Schedulino vyřešit?

Každá větší společnost potřebuje plánovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Někdy stačí rozdělovat pracovní úkoly ústně, ale to se může ve většině případů velmi rychle vymknout kontrole. A pak přichází na řadu tvorba rozpisu směn v excelové tabulce. Ani v tomto případě to ale nemusí být dostačující, a to zejména pokud daný rozpis podléhá častým změnám. Každý manažer se totiž snaží připravovat plán práce tak, aby byl zajištěn chod provozu s ohledem na požadavky zaměstnanců. A všichni dobře víme, jak to chodí. Během jednoho měsíce se toho může stát opravdu hodně. Dovolené, nečekané pracovní neschopnosti či návštěvy lékaře dokážou s rozvrhem pěkně zamávat. A při tolika směnách se zaměstnanci snadno překouknou. To pak přináší velké problémy. A kdo za to může?

Tahle otázka u nás neexistuje. U nás se snažíme všem potenciálním problémům předcházet. A právě při této příležitosti jsme vytvořili online program pro plánování směn Schedulino.

Předcházejte problémům s přehledným plánovačem směn

1. Sběr informací

Nejlépe se vyhnete problémům tak, že se jim budete snažit předcházet. Jak na to? U zaměstnanců můžete využít nahlašování dovolených či návštěv lékaře a u brigádníků zase hlášení dnů, kdy mohou skutečně pracovat. Tyto informace vám pomohou při tvorbě rozpisu na nejbližší období i v případě, že vám někdo náhle vypadne.

2. Příprava rozpisu směn

Dalším krokem je sestavení rozpisu směn, který bude vyhovovat požadavkům firmy i potřebám jejích zaměstnanců a brigádníků. Náš online plánovací software Schedulino je přehledný a dostupný i prostřednictvím mobilní aplikace. Díky tomu mají vaši zaměstnanci přehled jak o svém rozvrhu a směnách, tak o rozvrhu svých kolegů.

3. Změny v rozpisu

Pamatujeme i na výše zmíněné nečekané změny v rozvrhu. Co dělat v případě, že se náhle změní situace? Díky informacím o dostupnosti zaměstnanců a brigádníků dokážete na vzniklou situaci zareagovat prakticky okamžitě. Mobilní aplikace navíc celý proces informování jednotlivých pracovníků, kterých se úpravy týkají, urychluje.

Metodika tvorby rozvrhu směn

Jak díky Schedulino vytvoříte přehledný a dostupný rozpis směn pro vaše zaměstnance? Existuje řada možností podle struktury firmy a postupu přidělování práce zaměstnancům. V zásadě se však používají dva přístupy, které je možné i kombinovat.

Přidělování pracovních směn jednotlivým zaměstnancům

První možnost se používá v případě, že se ve firmě pracuje na opakované směny v pravidelných intervalech a zároveň nedochází k časté fluktuaci pracovníků na daných pozicích. Pracovní směna se tím pádem přiděluje konkrétnímu pracovníkovi. Jako příklad můžeme uvést oddělení údržby v hotelu, kde pracují dva pracovníci denně v době od 10:00 do 18:00. Jeden pracovník přitom dělá 4 dny a následně má 4 dny volno. V tomto případě je možné využít právě přidělování směn pro jednotlivé údržbáře.

Definování pracovních směn

Druhou možností je definování pracovních směn nutných pro chod provozu a až následné přiřazení pracovníků na směny. Tuto možnost využívají firmy s nepravidelným harmonogramem a fluktuací zaměstnanců. Důraz se klade na obsazení všech směn, přičemž se pamatuje i na případný nedostatek zaměstnanců. Jako příklad nám poslouží provoz recepce v hotelu. Denní směna se obsazuje dvěma pracovníky a na noční stačí jeden recepční. V případě očekávání větší obsazenosti se recepce posiluje o dalšího recepčního. Je tedy vhodné vytvořit tři pracovní směny.

Tyto možnosti můžete i kombinovat

Při tvorbě rozpisu směn můžete tyto dvě zmíněné možnosti i kombinovat. Koncept najde využití zejména u firem, které se vnitřně člení podle pracovních pozic na ty s pravidelnými pracovními směnami a na ty s nepravidelnými. Příkladem takové firmy je provoz ubytovacího zařízení, v níž má administrativa pravidelné pracovní směny a obsluha nepravidelné, které se řídí aktuální obsazeností ubytovacího zařízení.

Seznam funkcí

  • Šablóny směn

    Vytvořte si šablony pro nejčastěji se opakující směny.

  • Lokace

    Připravte si několik rozvrhů pro jednotlivé oddělení nebo lokaci a spravujte jejich individuální.

  • Notifikace

    Po přiřazení zaměstnance na danou směnu obdrží tento zaměstnanec notifikaci.

  • Potvrzování služeb

    Zaměstnanci po zveřejnění rozvrhu služeb mají možnost potvrdit přijetí nebo odmítnutí dané služby.

  • Dostupnost zaměstnanců

    Manažeři mají možnost vidět, kdy jsou zaměstnanci dostupný na daně služby.

  • Zobrazení nákladů na práci

    Sledujte své mzdové náklady oproti Vašim potřebám v reálném čase a zastavte nadměrné výdaje.

  • Zobrazení na základě oprávnění

    Přidejte oprávnění pro manažera a vedoucího zaměstnance, aby mohli provést vhodné změny dle oprávnění.

  • Report mzdy

    Snadno exportujte reporty, které Vám v případě potřeby pomohou zjistit mzdy vašich zaměstnanců.

  • Mobilní

    Prohlížejte si plán zorvhrhov kdykoliv a kdekoliv. Vaši zaměstnanci mohou prohlížet své naplánované změny a aktualizovat jejich dostupnost pomocí jakéhokoli zařízení.

Reference našich klientů

Před spuštěním aplikace Schedulino jsme rozpis služeb dělali průměrně několik hodin, nyní nám tvorba rozvrhu zabere pár minut. Online přehled o dostupnosti našich zaměstnanců nám přinesl zrychlení rozhodování o přijetí objednávky od našich zákazníků. Velkým pozitivem je i potvrzování služeb, čímž se nám daří zvyšovat odpovědnost lidí za jejich služby.
Používáním Schedulino šetříme čas tím, že máme podrobný přehled o rozvrhu všech zaměstnanců. Systém je snadno ovladatelný a zefektivnil vytváření našich týdenních harmonogramů a jejich rozeslání přímo k našim zaměstnancům hned po jejich dokončení.

Dejte sbohem vytváření tabulek ještě dnes!

Vyzkoušejte náš online zaměstnanecký plánovací systém s bezplatnou 30 denní zkušební dobou.

Vyzkoušet zdarma